如何设计会议筹备方案

如何设计会议筹备方案 l任务描述：

xx总公司是一家大型企业。其下属xx分公司年前推出了一款新产品。十月，xx分公司拟召开新产品推介会。分公司办公室具体负责会议筹备等会议前期准备工作。 训练目标：

能拟写出内容齐备、结构完整、考量周全、可操作性强的会议筹备方案(含议程表、日程表、经费预算等内容) l会议筹备方案的写作结构和内容

xx总公司xx分公司××新产品推介会议筹备方案 一、前言

说明会议召开的背景、目的和意义。 二、会议名称

xx总公司xx分公司××新产品推介会议 三、会议召开的时间、地点 自拟 四、会议主题

用动宾结构句式概括说明(两句) 五、会议规模 人数

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六、会议议程

会议议题的程序化(表格) 七、会议日程

将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单xx(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。可以附表形式列后。 八、会议筹备分工

一般作如下分工：秘书组、接待组、宣传组、后勤组、保卫组等。 确定小组负责人，组员，工作职责，工作任务落实到人。 九、会议经费预算

会议经费开支的主要项目——文件资料费、邮电通讯费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、会议期间各项活动的开支(如车辆租用)、其它费用(不可预计费用)。 可以表格形式列出。

审核的方式——将部分费用的细目表一并上交;对经费把关。 十、落款 制发部门、日期 l具体实施：

收集会议召开的'相关信息，在计算机上拟写该会议筹备方案。 示范文本

xx公司xx分公司TMD型手机推介会议筹备方案

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为了满足广大客户的需求，xx公司xx分公司研发了适应90后消费群体TMD型手机。为了让产品顺利进入市场，增大销量，特举办TMD型手机推介会议，现拟定会议筹备方案如下： 一、会议名称

xx科技发展有限公司xx分公司TMD型手机推介会 二、会议召开时间、地点

时间：xxx0年11月11日—12日，会期二天 地点：xx通程大酒店 三、会议主题

推介产品，扩大影响，增加销量，占领市场 四、会议规模

参会人员为全国各地分销商(经销商和代理商)共180人 五、会议议程

1、xx公司xx分公司邓晓总经理致辞

2、xx公司xx分公司分管销售的王虹副经理宣读2009年优秀销售商名单

3、优秀销售商代表发言交流经验

4、xx公司xx分公司产研部刘晓红部长介绍新产品

5、xx公司总公司分管销售的邓小商副经理就各地资源分配及客户优惠政策讲话

6、xx公司总公司邓xx总经理为现场订货会致辞 7、现场签订合同

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六、会议日程

详见附表1：《xx公司xx分公司TMD型手机推介会日程安排》 七、会议筹备分工 (一)会务组 小组负责人：张xx 小组成员：王xx何xx 职责：

1、制发会议通知;

2、准备会议文件：领导(邓xx总经理、邓xx总经理)致辞，优秀销售商名单，优秀销售商代表经验介绍材料，刘xx部长介绍新产品发言稿，邓xx副经理发言稿，订货合同，会议日程表，会议须知; 3、制发会议证件：来宾证，记者证，工作人员证。 4、撰写新闻文稿，经领导审定后，向媒体发送。 (二)后勤接待组 小组负责人：刘xx 小组成员：周xx何xx 职责： 1、会前接站。

2、报到时签到，预收会务费，来宾住宿与就餐安排，会议证件发放。

3、会议入场时的签到。 4、会议有关文件的装袋与发放。

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5、会间交通安排。 6、会间医疗卫生工作。 7、会务费的结算。

8、代为与会者订返程机票，车票。 9、会后送站。 (三)宣传保卫组 小组负责人：李xx 小组成员：陈xx 职责：

1、准备会议用品，布置主体会场与产品展览厅 2、联系xx各大媒体，邀请各大媒体记者出席 3、做好会间的安全保卫工作

4、清理会场，保管可再次使用的会议用品 八、经费预算

详见附表2：《会议经费预算明细表》 xx科技发展有限公司xx分公司办公室 二○xx年十一月一日

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