采购管理方案

XXX公司公司采购管理方案

1. 目的：规范XXX公司采购过程，达到合理采购，合理使用资金，降低采购成本，保证采购物品的质量。

2. 适用范围：原辅材料、设备、备品备件、设备维修部件、计算机及耗材等办公用品、食堂采购、劳保用品的采购、新建厂房及其维修等基本建设。

纸质文件发放范围：销售部、生产部、设备管理/维修车间、加工车间、工艺室、熔炼工段、中碎工段、制粉工段、压型工段、烧结工段、磨加工工段、产品研发室、设备研发室、计量室、管理部、财务部、采购部、质保部、外观检验工段、过程检验组、外加工产品进厂检验组、信赖性检验组、性能检验组 3. 职责：

3.1采购部职责：根据公司内部需方提出的《采购申请单》组织实施采购；采购相关数据清晰存储；保证所采购物料的进度及质量；所采购物料入库（或入帐）等有关手续办理；要掌握被采购物品的国际、国内有关信息，并建立信息网络，对所有被采购的物品的发票负责；保存采购过程的有关信息或记录；按规定保管和使用公司合同章。

3.2 需方职责：认真按规定正确填写《采购申请单》并交相关人员、部门审核批准；核对所购进物料的实用性、必要性；监督采购部工作进度、质量。

3.3 总经理办公室职责：协助总经理审核《XXX公司资金使用申请单》并对有效的《XXX公司资金使用申请单》进行存档。

3.4 库管员职责：对库存商品提出采购计划并按期填写《采购申请单》呈报采购部；对采购部按规定购进物品办理入库手续；协助采购部审核有关《采购申请单》。

3.5设备管理员职责：协助采购部审核有关设备采购的《采购申请单》；参与签订设备采购合同；参与设备验收；对采购部按规定购进设备办理入帐手续。

3.6 计量室职责：协助采购部审核有关计量设备及器具采购的《采购申请单》；对采购部按规定购进计量设备及器具办理登记手续；参与计量设备及器具验收。

3.7 财务部职责：根据有效的《XXX公司资金使用申请单》给予付款；审核大项目采购计划（超过5万元）；审核并验收报销票据。 4. 内容： 4.1采购申请：

4.1.1采购申请分类及申请流程:

4.1.1.1第1类：可设立库存上下限和可设立定期定量采购的物品，如原材料、部分辅助材料、部分必备设备维修零件、部分办公用品、部分劳保用品等。

此类物料（不包括原材料，原材料由使用部门提出计划）的采购申请由相关库房提出，采购部长审核，管理部长批准（当涉及金额大于5万元（允许误差10%）时由采购部长审核，管理部长审核，副总经理批准；当涉及金额大于20万元（允许误差5%）以上时采购部长审核，管理部长审核，总经理批准）。

4.1.1.2第2类：不可设立库存上下限的以下物品：大中型设备（涉及金额超过5万元）、汽车、叉车、计算机、手机等贵重办公物品。 此类物品的采购申请由使用人或部门提出，办公资产管理员或设

备管理员审核，需方直接领导审核，采购部长审核，管理部长审核，总经理批准。

4.1.1.3第3类：自研发（制造）设备部件采购、基本建设采购。 此类物品需先立项（立项由主管副总经理批准），部件采购由项目负责人提出，相关库房审核，直属领导审核，采购部长审核，管理部长审核，主管副总经理批准。

4.1.1.4第4类：不可设立库存上下限且不属于第2类、第3类的物品。 此类物品的采购申请由使用人或单位提出，交办公资产管理人员或设备管理员或相关库管员审核，需方直接领导审核，采购部长审核，主管正部长批准。

4.1.2申请经办人必须详细填写《采购申请单》，包括物料名称、规格型号、购买数量、使用用途、使用日期、库存量、消耗速度等内容，如有特殊要求在备注栏中注明或在附页中注明。

4.1.3使用部门的申请人必须为工段长或以上职位人员（并要求各工段、车间或部门指定唯一的申请人），要求申请人对物料的用量预算、消耗速度进行核实，然后再进行申请。

4.1.4采购申请必须经过相应库房确认，库管员对所需采购的物料的库存情况以及所申请数量的合理性进行核实后确认，如不合理则需修改申请或取消申请。

4.1.5申请购买设备或其他固定资产物料时，必须经过设备管理员或相关物料管理人员的确认、备案；申请购买计量设备、仪器时候，必须经过计量室管理员确认；申请制作受控记录及表格时，必须经过质保部体系运行检查员审核确认；申请采购电脑及电脑耗材等相关物料时，必须经过管理部相关管理人员确认。

4.1.6采购申请必须经本部门主管进行审核，审核所申请物料使用的必要性、真实性以及物料的等级档次、型号等。

4.1.7采购申请必须经采购部长进行审核，审核所采购物料数量的合理性、使用日期的准时性。

4.1.8当使用部门有紧急采购要求时，可以电话或口头通知采购部先进行询价、比价，然后填写采购申请单，审批后及时交到采购部，并在采购申请单上注明“紧急”字样及使用时间、日期。

4.1.9第1类物品采购主要针对对于常备物料和长期使用的消耗物料的采购，库管员定期分析物料库存情况并和相关使用部门沟通后及时提出申请采购，采购部长负责监督。

4.1.10采购申请的撤销应由原申请采购部门立即通知采购部，采购部对未办理立即停止采购，对已办理了的根据情况应妥善处理；对实在不能撤销的采购计划，采购部应通知原申请采购部门，并想法妥善处理物料。 4.1.11采购部应将采购申请单存档，并建立详细电子档案，以备相关部门查用。 4.2采购：

4.2.1采购部经办人员接到《采购申请单》后，检查采购申请单各栏内容填写是否清楚、明确，然后根据采购申请的缓急情况，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，选择两家以上进行价格对比或分析后议价。

4.2.2对收到的有效《采购申请单》进行统计、分析，对有共同性的物料或同一厂商或在同一地区采购的物料，集中办理较为有利时，可核定物料项目，定期集中进行采购。

4.2.3对凡经常使用且使用量较为大宗的物料，采购部应事先选定厂商

（两个或两个以上同时供应），议定长期供应价格，签订购销合同，实现长期报价采购。对长期报价采购应定期结合市场行情进行价格比对，确保价格的合理性。

4.2.4若厂商报价的规格与申请购买的物料规格不同或属于代用品且有利时，采购经办人员应同申请采购部门进行沟通，确认是否可以替代，并且申请人要在采购申请单上签注意见。

4.2.5对于厂商的报价资料经整理后，采购部经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

4.2.6采购部门接到申请采购部门电话或口头的紧急采购案件，部长应立即指定经办人员先进行询价、议价，待接到采购申请单后，按一般采购程序优先处理。

4.2.7经过询价、议价以后，超过1000元的非商店式购物采购项目必须签订《采购合同》。

4.2.8采购询价、议价完成后，在《采购询价单》上详细填写询价、议价结果以及拟定订购厂商、交货期限与报价有效期限，经采购部长审核，然后形成《采购订单》或《采购合同》，并呈报批准。

4.2.9采购涉及金额超过1万元的项目议价过程必须有两人或两人以上同时参与，并在《采购询价单》上签字确认；《采购询价单》须存档，并定期整理，可供相关部门查阅。

4.2.10采购（《采购订单》、《采购合同》）批准权限：

第一类物品：《采购订单》、《采购合同》由采购员提出，采购部长审核，≤5万元的项目由采购部长批准，≤10万元的项目由管理部长批准，≤20万元的项目由主管副总经理批准，＞20万元的项目由总经理批准；

第二类物品：《采购订单》、《采购合同》由采购员提出，采购部长审核，总经理批准；

第三类物品：《采购订单》、《采购合同》由采购员提出，采购部长审核，≤20万元的项目由主管副总经理批准，＞20万元的项目由总经理批准；

第四类物品：《采购订单》、《采购合同》由采购员提出，采购部长审核，≤20万元的项目由主管副总经理批准，＞20万元的项目由总经理批准。

4.2.11采购经办人员接到经批准的采购申请单后，应向厂商订购，并以电话或传真方式确定交货日期。如需分批返回，则要通知相应库房及相关的物料管理人员。

4.2.12采购经办人员在采购过程中发现未能按既定进度完成采购时，要填写进度异常反馈单，注明“异常原因”及“预计完成日期”，经呈部长核实后转至原申请采购部门，依据申请部门的意见采取相应的对策。 4.3验收与入库：

4.3.1采购经办人员对各自所采购物料的质量负责并验收，相关物料根据体系要求质保部负责出据验收报告。

4.3.2非固定资产的物料需要办理入库手续, 设备或其他固定资产物料不需要办理入库手续但需要相关管理人员出据验收登记证明。 4.3.3需要入库的物料由相应的库管人员负责来料的外观、数量、重量的验收；不需要入库的设备或其他固定资产物料的验收由设备管理员或相关物料管理人员负责。

4.3.4在办理入库时，入库单须由采购部长，审核或签字确认，方可办理入库手续。

4.3.5在验收时，发现物料质量或外观不合格，通知采购部，予以拒收、退回处理；如发现数量或重量不符，则按实际接收的数为准；在使用时，发现物料不合格，通知采购部，根据实际情况做相应的对策处理。 4.3.6 库管员或具有相同性质的验收登记人员不能是采购员本人。 4.4付款：

4.4.1根据有效的《采购订单》、《采购合同》填写《XXX公司资金使用申请单》，采购部长审核，总经理批准，总经理办公室备案；《XXX公司资金使用申请单》作废或需要更改由总经理办公室负责办理；《XXX公司资金使用申请单》在10个工作日内不使用既作废，作废手续到总经理办公室办理。

4.4.2短交应补足的，采购部门应依据实收数量，进行整理付款。 4.4.3原材料超交量的范围为总量的+/-10％，其他辅助材料的超交量情况根据具体情况而定。超交的情况应经部长核实，方能依据实收数量进行整理付款，否则仅依据订货的数量进行付款。

4.4.4公司要求采购金额在200元以下的，可以使用现金；采购金额在200元以上的，必须使用支票。如有特殊情况，采购金额大于200元需使用现金的，必须在使用之前征得财务部长的同意，方可使用现金。 4.4.5采购人员获得付款只能凭有效的《XXX公司资金使用申请单》（含支票、汇款、现金的支付）。

4.4.6领出支票后3个工作日内报销，否则财务有权拒绝再支付支票，且每一张《XXX公司资金使用申请单》只能对应一张支票；预付帐款应在10个工作日内报销，不能在10个工作日内报销的应在资金申请单上注明报销期限，否则财务不予付款。 4.5 票据报销

4.5.1采购员将票据张贴好，并附上资金申请号、合同号、支票号、入库单号并在申请栏签字确认，采购部长审核，然后交财务部长审核。 4.5.2 财务部长审核通过后签字确认，并授权出纳入帐。 4.6 采购流程图：

《XXX公司资金使用申请《采购订单》或《采购合同》 获得批准 采购部存档 取消《采购申请单》并通知相关人员 现金结帐 有效《采购申请单》并汇总 价格不合适 未获得批准 取消采购计划 不应该采购

财务付款 总经理签字确认/办公室备案

齐全、有效、张贴好的票据 物品入库房和交相关方入帐

财务验收并报销销帐 附件一：相关记录

《采购申请单》 （SL-R-P010） 《生产材料采购申请单》 （SL-R-P035） 《原材料采购台帐》 （SL-R-P012） 《辅助材料采购台帐》 （SL-R-P108） 《采购进度异常反馈单》 （SL-R-G002） 《XXX公司资金使用申请单》

(SL-R-A022)

SL-R-P010-A2 编号： 申请日期 预购地点 项目名称或编号： 单位 申请 用途 数量 预 计 使 用 日 期 上次成本库存库房购买预算备注 量 位置 价格 金额 申 请 主管领导审核 采 购 申 请 单 采购部长审核 批 准 库房确认 相关人员确认 NO 物料名称 规格 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 合 计

采购申请单附表

SL-R-P010-A1 编号:

物料名称 种 类 原材料 辅助材料 计量器具 设备 使用日期

采购要求:

规格 类型/型号 等级/标准及 成本控制限额 其他技术要求 其他 使用目的 检验/验收标准 质量体系要求 预购厂家、地点及联系方式

生产材料采购申请表 申请人 部长 生产副总 SL-R-P035-A0 (申请日期 年 月 日) 编号： 采购 要求 No 物料名称 等级/标准 单位 数量 使用日期 用途 库存量 （Kg） 库房确认 1 其他技术要求 检验/验收标准 供货厂商 等级/标准 2 其他技术要求 检验/验收标准 供货厂商 等级/标准 3 其他技术要求 检验/验收标准 供货厂商 等级/标准 4 其他技术要求 检验/验收标准 供货厂商

原材料采购台帐

SL-R-P012-A3

编号 单金名称 规格/等级 数量（Kg） 购货地点 合同编号 计划交期 实际交期 价 额

辅助材料采购台帐

SL-R-P108-A1

编号

年/月/日 名称 规格/等级 使用部门 数量 单价 金额 购货地点 质量判断

采购进度异常反馈单

SL-R-G002-A0 日期： 编号： 反馈编号 物料名称 申请单编号 使用日期 反馈人 申请人

进度异常 原因描述 异常应对措施 及调整日期 采购部长确认 申请人确认

XXX公司资金使用申请单

SL-R-A022-A0 年 月 日 编号:

申 请 使用目的： 支付方式： 支 票□ 汇 款□ 现 金□ 收款人： 帐 号: 编 号 项目名称 数 量 审 核 使用单位： 支票号： 开户行： 备 注： 批 准 金额(小写) 单 价 备 注 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 上交财务

申请金额： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分